初めての外国人雇用の入社手続き・必要書類【完全マニュアル】

外国人採用が初心者の方は必見です！

正社員として採用する際の就労ビザの申請書類手続きを下敷きに、入社前から入社後までの手続き方法をご紹介します。

外国人採用をする前に確認すべき3つのポイント

ポイント１：就労ビザ取得の見込みがあるか

採用の前段階として面接などの採用試験を行うケースがほとんどですが、その前に「面接予定者が就労ビザを取得しているか（取得の見込みがあるか）」を確認する必要があります。なぜなら、面接などの採用試験を通過して内定を出したものの、就労ビザを取得できず入社に至らなかった、となっては、企業側・面接者の両方にとって、時間の面でも費用面でもムダなコストとなってしまうからです。

ポイント2：採用ポジションがどの在留資格に該当するか

2018年4月時点で、日本に一定期間以上滞在する場合は「23種類の在留資格」と「4種類の身分系在留資格」の中からいずれかを取得する必要があります。

日本国内の企業に就業する場合は、27種類の在留資格の中から採用ポジションに該当する在留資格の取得申請を行う必要があるため、採用する前に募集する職種がどの在留資格で申請すればよいのか事前に確認をしておくと申請がスムーズに進みます。

ポイント3：採用予定者が現在どこに住んでいるか

採用予定者が国外にいる場合は、入国管理局にて在留資格の申請手続きを進める必要があります。

一方で国内在住者はすでに在留資格を保持しているため、在留資格の延長手続きまたは更新資格の変更手続きを行うことで、採用を進めることができます。

国内にいる外国人を雇用する場合

日本国内において、保持している在留資格以外での活動はできません。業務内容と在留資格にて指定されている活動内容が一致している必要があります。

万が一、在留資格の範囲外の活動を行ってしまった場合には、資格外活動違反として懲役3年以下または300万円以下の罰金が処されるか、これらを併科されます。

同じく、不法滞在者を雇用すると不法労働助長罪として刑罰の対象となるので、採用時には入念なチェックが必要です。

在留カードで在留資格を確認する際のポイントは、中央に記載されている「在留資格の種類」と「就労制限の有無」です。ここに記載されている活動以外の業務を行う場合は、随時在留資格の変更手続きや資格外活動外許可申請をする必要があります。

[出典] 法務省入国管理局HP

国外にいる外国人を雇用する場合

原則、大学卒業者または関連する職種での職務経験が一定年数以上ないと在留資格が下りない可能性があります。まずは下記を確認しましょう。

日本国内に在住する外国人と比べ、申請に手間がかかると思うかもしれませんが、不法滞在者でないかの確認もできるので、安心して在留資格取得の手続きを進めることができます。

ただ申請する企業の規模や本人の学歴や職歴によって、在留申請が受理されるまでの期間が一ヶ月から一年ほどまでとかなり幅があります。早めの申請手続きを心がけましょう。

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＜『国内』在住者編＞入社前に完了すべき書類手続き

現在保持している在留資格の種類の確認

在留カードを保持している外国人を採用する場合は、在留資格の種類を確認しましょう。業務内容と現在保持している在留資格が異なる場合は、在留資格の変更手続きを行う必要があります。

在留資格の変更方法

例えば、日本で留学中の外国人学生を採用する場合、留学の在留資格から就労の在留資格へ切り替える必要があります。原則、留学生本人が変更手続きを行いますが、会社側でもいくつかの資料を準備しておくとよいでしょう。

それらに加えて、パスポート、在留カード、在留資格変更許可申請書、履歴書、申請理由書、卒業証明書または卒業見込み書を学生で用意し、届け出ることで申請手続きが完了します。

在留資格の申請方法・期間・申請場所

申請を行う場所ですが、地方入国管理局または外国人在留総合インフォメーションセンターにて可能です。手続きが完了されるまでに約二週間～一ヶ月かかるのが一般的です。

もし申請中に在留資格の滞在期限が切れる場合でも、在留期間の満了日から二ヶ月間は、引き続き当該在留資格で国内に滞在することが可能となっています。在留資格の有効期限を確認し、早めに手続きを進めるようにしましょう。

＜『国外』在住者編＞入社前に完了すべき書類手続き

在留資格取得申請に必要な書類一覧

入社前の在留資格の取得申請に必要な書類はこちらです。在留資格の変更手続き時に必要な書類と同一の書類が必要になります。

在留資格の申請方法・期間・申請場所

入国管理局への申請や手続きは行政書士に依頼することができます。

行政書士とは？ー 行政書士法に基づく国家資格で、官公庁に提出する書類および権利義務・事実証明に関する書類の作成、提出手続、行政書士が作成した官公署提出書類に関する行政不服申立て手続（特定行政書士の付記がある者に限る）等の代理、作成に伴う相談などに応ずる専門職である。出典：Wikipedia

申請在留資格の種類や企業規模によって、申請期間はさまざまです。申請にどれくらいの期間がかかるか一概には言えません。一年越しで許可が下りることもあれば、一週間の場合もあります。

ビザ申請以外の必要書類

原則、日本人と同様に入社手続きを進めれば問題ありません。雇用保険、社会保険、住民税や所得税の手続き、ほか銀行口座の開設も進めてください。

ただし、外国人のため申請が受理されるまで通常より時間がかかる可能性があります。前もって準備を進めることで、安心して入社日を迎えることができるでしょう。

住民登録

国外に住む外国人を採用し、来日してもらうにあたり、当然ですが居住地が必要になります。本人の希望を聞きつつ居住地を決めるサポートをしましょう。居住地が決まったら、住民登録が必要になります。住民登録は、居住地の住所を管轄している市区町村役場にて、居住者本人が入国後14日以内に行う必要があります。もし本人1人での登録に不安があるようなら、登録のサポートも行います。

住民登録は、上記でビザ申請以外の必要書類としてご紹介した、給与を受け取るための銀行口座の開設などにも必要になります。また、住民登録をすれば在留カードに居住地を記載してもらえるため、パスポートを持ち歩く必要もありません。

入社後行うべき3つのポイント

ポイント1：外国人雇用届をハローワークへ提出

雇用保険の被保険者の場合は、「雇用保険被保険者資格取得届」の備考欄に、採用者の国籍・地域・在留資格・在留資格の種類・資格活動外許可の有無などを記載し、ハローワークへ届出を出す必要があります。

入国管理局また雇用対策法で定められた提出物となるので、申請を忘れずに行いましょう。

ポイント2：在留資格の更新手続き

就労ビザの中でに申請数の多い「技術・人文知識・国際業務」を例に説明します。

ビザの有効期限は1年・3年・5年と人によって期間に差がありますが、更新タイミングを忘れ在留資格の有効期限が切れたまま就業を続けた場合、不法滞在とみなされ国から罰金を徴収されるケースもまれではありません。

[出典] 法務省入国管理局

更新は有効期限が切れる三ヶ月前から申請が可能です。再申請には約一ヶ月かかるので、遅くても有効期限が切れる二ヶ月前には入国管理局へ再申請の手続きを進めましょう。

ただし前述の通り、活動内容に変更があった場合は、活動に該当する適切な在留資格にて新たに申請し直す必要があります。

ポイント3：雇用契約書の作成

採用した外国人とは、入社後の給料などの条件を話し合い、雇用契約書を取り交わしましょう。雇用契約書は、日本人労働者の場合は取り交わしを後回しにするケースなどもありますが、外国人労働者の場合は入社前に完了しておくことをおすすめします。

ひとつは、国にもよりますが、外国だと書類による契約を日本より重視している国が多いことが理由です。
また、外国人労働者とはコミュニケーションの難しさによりトラブルを引き起こす可能性があるため、事前に防ぐ意味でも雇用契約書を取り交わしておくメリットがあります。

なお、雇用契約書等を労働者と取り交わすことは企業の義務とされており、雇用契約書等を労働者に配布しなかったことで起きたトラブルは企業の責任となります。

雇用契約書は日本語とは別に、英語や外国人労働者の母国語に翻訳したものを作成し、両方を配布するのがおすすめです。

外国人雇用の手続きで利用できる支援

外国人の雇用にかかる手続きは日本人の雇用と比べて煩雑であり、また慣れないとミスの可能性もあります。以下、手続きの際に利用できる支援についてご紹介します。

外国人雇用管理アドバイザー制度

厚生労働省が行っている、外国人雇用対策のひとつです。外国人雇用の手続きや管理、採用後の職場生活まで、さまざまな悩みを無料で相談できます。外国人雇用管理アドバイザーは各都道府県に設置されているため、最寄りのハローワークに相談することでアドバイザーを派遣してもらえます。

外国人採用支援サービス

外国人の採用に関する支援サービスの中には、手続きの代行や必要書類の作成、アドバイスをトータルでサポートしてくれるものもあります。例えばBridgersでは、社労士への相談窓口や各種手続きの代行など、ビザの申請から就労までをトータルサポートすることが可能です。

行政書士

在留資格の更新や変更、永住許可の申請、再入国許可の申請、資格外活動許可の申請など、入国管理局にて行わなければならない各種手続きは、申請人である外国人に代わって申請することが認められている「申請取次行政書士」に依頼できます。

採用した外国人が入国管理局へ赴く必要がなくなるため、企業側が行政書士への依頼をサポートすることでスムーズな雇用につながります。行政書士には他にも、履歴書や在職証明書などの和訳、雇用契約書の作成、雇用契約書のリーガルチェックなどを依頼できます。

まとめ

国外在住者は、就労ビザの申請から行う必要があるため時間と労力が要ります。ビザ申請代行サービスなどを使用し、確実に申請書類が許可されるように手続きを進めることをおすすめします。

一方で国内在住者を採用するほうが簡単に感じるかもしれませんが、在留資格の種類・更新時期のチェックを怠たると思わぬ落とし穴にはまりかねません。

国内・国外在住者問わず、採用前の事前確認を忘れずに行い無事に入社ができるよう書類申請を行ってください。