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外国人を採用する際に必要となる「在留資格認定証明書」は、日本での活動を適切に行うための重要な書類です。しかし、申請手続きには多くの書類や注意点があり、初めての企業にとっては負担に感じることも少なくありません。
本記事では、在留資格認定証明書の基本的な役割から、申請手順やポイントを詳しく解説します。外国人採用を検討している企業の皆様が安心して手続きを進められるようまとめました。
目次
そもそも在留資格認定証明書とは？
在留資格認定証明書は、観光目的の短期滞在や永住者以外の、日本に入国して中長期に滞在する外国人が、日本で行いたい活動が法律で決められた条件に合っているかを証明するための書類のことを指します。
本章では、在留資格認定証明書が何のために必要なのか、ビザや在留カードとの違いについて分かりやすく解説します。
在留資格認定証明書とは
在留資格認定証明書とは、日本に入国したい外国人が日本で行いたいこと（仕事や学業、家族との同居など）が、日本の法律で決められた条件に合っているかを確認するための証明書です。
観光などの短期滞在の場合は空港で入国審査を受けますが、仕事など長期滞在では時間がかかるため事前に審査が行われます。その内容を事前に審査し、条件を満たしていると認められた場合にこの証明書が発行されます。
この審査に通ると、入国後に正式な在留資格を与える証明として在留資格認定証明書が発行されます。そのため、外国人採用を考える企業にとっては、非常に重要な書類です。
ビザや在留カードとの違いについて
在留資格認定証明書やビザ、在留カードは、それぞれ異なる役割を持つ重要なものです。以下でそれぞれの違いを詳しく解説します。
在留資格と在留カードの役割
まず、「在留資格」とは日本に中長期的に滞在するための資格です。この資格を証明するのが「在留カード」で、日本に3カ月以上滞在する外国人に交付されます。
在留カードには、名前や顔写真、滞在資格、滞在期間、就労制限の有無などの情報が記載されており、身分証明書としても利用可能です。日本で生活する際には常に携帯しておく義務があります。
ビザと在留資格認定証明書の違い
次に、ビザと在留資格認定証明書の違いを説明します。
審査期間
在留資格認定証明書は法務省が審査を担当し、ビザは外務省が審査を担当します。
発給期間
在留資格認定証明書は日本の出入国在留管理局（出入国在留管理庁）が発行します。一方、ビザは海外にある日本大使館や領事館で発行されます。
それぞれの効力
ビザは外国人が日本に入国するための審査に使われます。これに対し、在留資格認定証明書は「日本に住むための資格」を証明するための審査を受ける際に必要な書類です。
例えば、企業が外国人を雇いたい場合、まず就労ビザを取得する必要があります。ただし、就労ビザを取得するには、その前提として在留資格認定証明書を用意する必要があります。この証明書は、雇用予定の外国人が「日本で就労する資格を満たしている」ことを示す重要な書類のことを指します。
在留資格認定証明書の申請から日本入国までの流れ
在留資格認定証明書を申請する際の流れは、外国人が日本で行いたい活動や目的に応じて、必要な書類を準備し、出入国在留管理局（出入国在留管理庁）に申請を行うことから始まります。必要な書類は在留資格の内容によって異なるため、申請前に確認し、漏れがないように準備することが重要です。
このセクションでは、申請から日本入国までの一般的な流れと、承認にかかる期間、必要書類について詳しく説明します。
在留資格認定証明書を申請する際、行いたい活動や目的に応じて、必要な書類が変わってきます。今回は「技術・人文知識・国際業務」の場合を例に、在留資格認定証明書の取得からビザ発給、入国までの流れを詳しく解説します。
その他の在留資格の種類や内容については以下の記事で詳しく記載しております。
1.必要書類を準備する
必要書類は会社の規模によって異なります。主に4つのカテゴリに分類されます。企業側も雇用する上で必要な条件を満たしていなければ、技術・人文知識・国際業務枠で採用することはできません。
企業カテゴリー1
上場企業や、政府の様々な認定を受けている企業
企業カテゴリー2
「前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
企業カテゴリー3
「前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」が提出された団体・個人（カテゴリー２を除く）
企業カテゴリー4
カテゴリー1,2,3のいずれにも該当しない団体・個人
必要書類
【共通】
-
- 在留資格認定証明書交付申請書 1通
- 写真（縦4cm×横3cm） 1葉
※申請前3か月以内に正面から撮影された無帽、無背景で鮮明なもの。
※写真の裏面に申請人の氏名を記載し、申請書の写真欄に貼付してください。
- 返信用封筒（定型封筒に宛先を明記の上、392円分の切手（簡易書留用）を貼付したもの） 1通
- 上記カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書
カテゴリー1：
四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）
主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書（写し）
カテゴリー2・3：
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し） - 専門学校を卒業し、専門士又は高度専門士の称号を付与された者については、専門士又は高度専門士の称号を付与されたことを証明する文書 1通
※カテゴリ1,2については共通資料以外の書類は不要。カテゴリ3,4はその他追加で資料が必要になります。在留資格認定証明書の必要書類情報はこちらから
2.申請の提出をする
受け入れ企業が、日本国内の最寄りの入国管理局に申請します。入国管理局は、外国人の経歴や雇用条件、企業の状況などを審査します。
在留資格認定証明書はオンライン申請も可能
在留資格認定証明書はオンライン申請も可能です。メリットとして、24時間365日申請ができる、自宅や手続きで申請ができる、証明書を電子メールで受け取ることができ、海外に住む申請者に転送することも可能です。
詳しくはこちらから
3.審査後、在留資格認定証明書が交付される
審査には1ヶ月程度かかります。不備がある場合、追加書類の提出を求められたりするので、早めにゆとりを持って申請することが大切です。証明書発行後、企業が外国人本人に証明証を郵送します。
4.ビザの申請、発給
外国人本人が在外日本公館にて在留資格認定証明書を提示しビザ発給の手続きをします。その後審査に通れば、ビザが発給されます。
5.日本へ入国する
発給されたビザとパスポートで空港の入国審査を受けて入国します。その後、在留カードを発行する形になります。
在留資格認定証明書の有効期限は発行から3ヶ月以内ですので、期限内にビザの申請をする必要があります。有効期限を過ぎてしまうと、再発行はできず、初めから申請し直さないといけません。在留資格認定証明書の申請からビザの発給までおよそ3ヶ月ほどかかるかと思います。
※在留資格認定証明書の返納を求められるケースもある
交付時にはなかった事実が後から判明し、日本入国の条件に適合しなくなった場合には、在留資格認定証明書は取り消され返納させられます。
より詳しい申請方法については以下の記事で詳細に説明していますのでご覧ください。
申請のポイントや注意点について
在留資格認定証明書を申請する際には、いくつかのポイントと注意点があります。申請時期によっては、出入国在留管理局（出入国在留管理庁）が混雑したり、必要書類の不備があった場合は申請がかなり遅れることも。
本章では、申請時の注意点や対処法、良くあるトラブルなどについて紹介します。申請ポイントや万が一のトラブルにも正しく対応できるよう、事前に情報を確認しておきましょう。
申請の際のポイント
申請書類に不備がないか確認する
申請に必要な書類は、すべて正確に記入し、必要な情報が漏れないよう入念に確認にしましょう。もし不備があると、申請がかなり遅れる可能性があるため、提出前に慎重に確認することが大切です。
専門家を活用する
日頃の業務が忙しく申請書類の準備や手続きに時間が取れなかったり、不安があったりする場合も。その時は行政書士などの専門家に相談することをおすすめします。費用はかかりますが、専門家のサポートを受けることでスムーズに申請が進みます。
時間にゆとりを持って準備する
申請の際は、時間に余裕をもって準備を進めましょう。特に4月などの入社シーズンに合わせて1月〜3月の繁忙期は混雑が予想されます。申請には数ヶ月かかりますので、もし申請の不備や繁忙期に重なると証明書が間に合わなくなってしまいますので注意しましょう。
よくあるトラブルと解決方法
申請が却下された場合
主な理由は書類不備や在留資格の条件未達です。入国管理局では、申請の際に厳しい審査が行われています。そのため、書類に問題や条件が合っていないと不許可になってしまう可能性があります。
解決方法としては、まず入国管理局へ直接行き、不許可になった理由を聞きます。不許可の際には「不許可通知書」は届きますが、その理由については詳しく記載はありません。
入国管理局に行く際には、「不許可通知書」と「身分証」、「申請書のコピー」が必要になります。本人の場合はパスポートなど、代理人の場合は申請者と関係を証明できるものが必要です。（社員証や戸籍謄本など）
申請が通らない場合のことを事前に考え、申請の際は必ず事前にコピーをすることをおすすめします。（コピーをしていないと、郵送で２週間ほど時間がかかります）
在留資格認定証明書を紛失、有効期限が切れてしまった場合
もし在留資格認定証明書を紛失、有効期限が切れてしまった場合、証明書を再発行することはできません。そのため、また元から申請する必要があります。以前提出した書類を全部揃える必要があるのでかなり手間と時間がかかりますので注意が必要です。
紛失ではなく、証明書が汚れてしまった、破れてしまった場合は、再発行できる場合もあるようです。しかし再発行にも時間がかかるので時間に余裕を持って申請することは大切です。
安心して手続きを進めるために
在留資格認定証明書は、外国人が日本で働くために、とても重要な書類です。しかし手続きが複雑なので、最初は戸惑うこともあるかもしれません。この記事で説明した手順や注意点を参考にして、しっかり準備を進めましょう。また、不安な点があれば行政書士などの専門家に相談するのもおすすめです。
