03-6367-2041
外国人労働者の受け入れが進む中、採用や在留手続きだけでなく、「年末調整」に関する問い合わせが企業から増えています。
年末調整とは、日本で給与を受け取る人の年間の所得税を精算し、正しい税額に調整するための制度です。外国人社員を雇用している場合、年末調整を実施する必要があるのか、また日本人社員と扱いが異なる点があるのかなど、分かりにくい点も多いかと思います。
本記事では、外国人従業員の年末調整を正しく処理するためのポイントを体系的に解説します。
目次
1.外国人社員にも年末調整は必要？
基本的に、外国人社員にも年末調整は必要です。
年末調整の対象は「国籍」ではなく、「居住区分」によって判断されます。
税法上、以下のいずれかに該当する場合は「居住者」となり、年末調整の対象となります。
・日本に住所を有している
・日本で1年以上の滞在が見込まれる
一方、短期滞在者（非居住者）は年末調整の対象外で、給与からは20.42％の源泉徴収によって税額が処理します。
技術・人文知識・国際業務ビザや高度専門職だけでなく、特定技能、技能実習、留学生など、1年以上日本に滞在する予定の外国人も対象となるため、注意が必要です。
企業が確認すべきポイント
・在留カード（在留資格・期間）
・入社時点の日本での住所
・過去の滞在期間
・就労契約期間（1年以上かどうか）
年末調整の対象かどうかは、外国人従業員が「居住者」か「非居住者」かにより判断されます。この区分によって税制の取り扱いが大きく異なるため、入社時に契約期間や滞在予定期間を明確に確認しておきましょう。
2.扶養控除の取り扱い
外国人従業員の扶養親族が国外に住んでいる場合でも、一定の条件を満たせば扶養控除を受けることが可能です。
そのためには、「親族関係」と「扶養をしていること」の2点を証明する書類を提出することが必要です。
必要となる主な書類
・親族関係を証明する書類（出生証明書、婚姻証明書など）
・扶養していることを示す「送金記録」（クレジットカード・銀行送金の明細など）
・日本語訳（求められた場合）
3.マイナンバーカードについて
外国人であっても、日本に住所を有している場合はマイナンバーの対象になります。
年末調整を行う際には、「給与所得者の扶養控除等申告書」などの書類にマイナンバーの記載が必要となるため、提出を求めましょう。
提出時には、番号確認と本人確認の両方が義務付けられており、在留カードやパスポートなどの提示が必要です。マイナンバーは個人情報の中でも特に重要な情報であるため、慎重に取り扱い、厳重な管理体制のもとで対応することが重要です。
また、マイナンバーカードをまだ取得していない外国人従業人がいる場合は、行政手続きを確認したうえで、取得を促すようにしましょう。
4.保険料控除について
外国人従業員が日本の民間保険に加入している場合は、日本人と同様に年末調整の対象とすることが可能です。
ただし、外国人従業員の中には、母国の保険を控除対象にしたいと希望する場合があります。しかし、日本の年末調整では、海外の保険料は原則として控除対象外となります。
控除を適用する際には、控除証明書が日本の国税庁指定の生命保険料控除証明書の形式であるかを必ず確認するようにしましょう。
5.外国人社員の年末調整における注意点
年末調整の記入書類や提出書類は、日本人にとっても分かりにくいものです。
そのため、外国人従業員が年末調整を行う際は、書類作成の補助を行うことが望ましいでしょう。
また、保険料控除や住宅ローン控除などの案内は、少なくとも11月までに行うことが理想です。
可能であれば、入社時のガイダンスで年末調整に必要な書類を案内しておくと、書類回収がよりスムーズになります。
さらに、外国に住む家族の扶養を申請する場合は、前述のとおり、「親族証明」や「送金履歴」の提出が必要で、いずれも日本語での提出が求められます。
必要書類や手続きについては、対象となる外国人従業員に事前に案内・連携しておくことが重要です。
6.まとめ
外国人社員も、基本的には日本人と同様に年末調整が必要です。
ただし、外国人社員の場合は、居住区分の判定、海外扶養の証明書類、マイナンバーの取得、言語サポートなど、実務上の手続きが複雑になりやすい点に注意が必要です。
年末調整でトラブルが起こる主な原因は、
“書類が揃っていない・案内が遅い・判断が間違っている”
といった点にあります。
そのため、企業は11月前までに案内を開始し、書類の回収状況を早めに確認することが大切です。
また、判断に迷うケースがある場合は、早めに税理士に相談することも検討すると安心です。
